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月光博客

青青子衿, 悠悠我心, 但为君故, 沉吟至今

 
 
 

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我的个人知识管理工具软件  

2010-05-15 10:30:58|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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前些天看了一本书《你的知识需要管理》,对于个人知识管理方面的内容颇有些感悟,这里我就总结一下我自己的个人知识管理所用到的工具软件,供大家参考。

  个人知识管理(Personal Knowledge Management)的概念一般指个人通过工具建立知识体系并不断完善,进行知识的收集、消化吸收和创新的过程。总的来说,个人知识管理工具软件分为网络版和单机版,我个人认为,网络版的工具选择有几个大原则,包括:

  1、数据可导出,这点非常重要,可以导出的数据,保证了你的数据永远是你自己的,即使该服务关闭了,用户也不会丢失信息。

  2、服务商的专业度,尽量选择专业的大公司的服务商,可以保证服务的稳定性和数据安全性,要是系统三天两头出漏洞被黑客攻击就不好了。

  3、服务商的诚信,对于网络服务,例如即时通讯、邮件、在线存储、网络硬盘,最核心的价值就是用户隐私问题和诚信。如果一家公司将用户的个人信息、聊天记录或邮件出卖,导致用户受到伤害,只要出现一例类似事件,这个服务就是不值得信赖的。

  根据以上三个原则来看,网络服务尽量使用国外的,如无必要尽量不要使用国内的,这不仅仅是个人隐私问题,最重要的是数据安全问题,几年来发生的诸多案例是我不敢使用国内云服务产品的主要原因。

  我的个人知识管理工具的总图如下所示,下面我将分别进行说明。

我的个人知识管理工具

  一、学习知识

  知识和信息不能混为一谈,信息是免费的,但毫无目标的获取信息,就无法将信息转化为知识。因此学习必须要有目标,如果你用有限的时间去学无限的知识,你将被知识“淹没”,我们要学习那些给自己带来最大提升的知识。

  时间是一个最稀缺的资源,在学习知识的过程中,必须考虑知识获取的“成本”问题,这个成本除了金钱之外,最重要的是时间成本。因此,学习知识的工具需要满足:“花费时间较短,获得价值较高的知识”。

  我先前介绍的Google Reader是一个不错的阅读学习工具,不仅仅有学习的功能,还有一定的保存知识、共享知识的功能,是个人知识管理的得力工具,如下图所示,详细的使用请参见我的《基于Google Reader的个人知识管理方案》一文。国内的同类阅读器产品还有:鲜果、抓虾、QQ邮箱阅读、有道阅读等。

Google Reader的个人知识管理

  对于纸质书籍的发现和评论,豆瓣读书是一个理想的工具,在使用之前,先标记自己读过的较为喜欢的书籍,不建议标记娱乐性书籍,这样能保证“豆瓣猜”的准确性,之后豆瓣就能根据你的阅读兴趣找到相关的书籍,你可以根据其他人对书籍的评价来决定是否购买。期刊杂志也是同样的道理。

  总的来说,网络和电子读物适合浅阅读,具有深度和专业的知识还是需要阅读纸质书籍,你付出了金钱,却节省了时间。

  平时工作学习中遇到问题,可以直接使用搜索引擎来寻找答案,通过搜索引擎也可以学到一些你不知道的小知识。

  二、保存知识

  保存知识的目的是为了在使用的时候能够最快速和准确地查询到相关内容。保存的方法有两种,一种是保存在本地硬盘,一种是保存在网络上。保存在本地的好处是较为安全、断网的时候也能查看,保存在网络的好处是只要能上网就能查看,分享更为方便。

  Dropbox是一个优秀的平衡本地和网络的同步存储工具,你保存在本地电脑的文件可以自动上传到网络空间里,并同步更新到你的其他电脑,对于多台电脑的管理非常方便,可惜这么好的一个工具前几天竟然给封杀了,真是无知者无畏啊。

  使用Dropbox保存知识,实际上就是利用文件夹来保存文档,本地文件夹的建立一定要合理,那样才能提高效率,如下图所示,具体请参考我写的《基于Dropbox的个人知识管理平台》一文。

基于Dropbox的个人知识管理

  保存网页可以使用本地浏览器书签或网络书签,使用网络书签管理收藏的网页非常方便快捷,当你收藏的页面逐渐增多时,管理书签的难度并没有随之增加。网络书签的首选是Delicious(美味书签),具有导入导出功能,收藏时能notes标注和tags标签,将文章中最有价值的东西摘录出来,或者将阅读时候的心得记录下来,并以标签区分,Delicious还有一定的搜索功能。国内的同类收藏夹产品还有:QQ书签(可导入导出)、百度搜藏(可导入、不可导出)。

  Delicious最大的问题是没有类似百度搜藏那样的网页缓存,一旦收藏的网页地址内容不见了,或收藏的网站出现问题,你收藏的知识也将丢失。使用“百度搜藏”的话,没有导出功能,保存的网址说不定还会消失,不太令人放心。

  Gmail是另一个常用的保存工具,IE浏览器可以使用“页面”-“用电子邮件发送此页面”来发送邮件到Gmail,Firefox需要安装一个扩展来实现“发送页面”功能,把数据保存在Gmail中后,就可以利用Gmail内部的搜索引擎快速搜索知识了。

  在对纸质书籍阅读的时候,微软Office的OneNote是一个做笔记的绝佳工具,除了读书笔记之外,还可以保存各类其他知识,使用Dropbox可以同步不同电脑的OneNote数据。同类还有一个工具EverNote也具有分类和Tag功能,自身就支持在线存档。

  另一种保存数据的方法是博客,通过WordPress等工具可以方便的建立一个博客网站,使用博客保存知识的方法很灵活,你可以用其做网页摘录,也可以用来做知识记录的工具,还可以将自己的心得体会写在上面,不但数据丢不了,还可以及时得到他人的反馈,与他人进行交流,即使博客的内容多了,查找信息也不难,利用搜素引擎即可进行全文搜索,可谓一举多得。

  除了图书资料,电子文档之外,还有对“人”的保存,保存他人的联系方式,以便能通过最快捷的方式获得他人的帮助。

  联系人管理的工具很多,我使用的是Gmail自带的通讯录,好处是可以同步手机,还能在社会化应用里使用。除此之外,Linkedin和Facebook也是很好的通信录工具,好处是所有的通讯信息修改都由好友提供,能及时更新。

  三、共享知识

  知识共享和传播,是为了让别人知道你知道的知识,并得到信息的反馈,为什么要分享,不在于你认识什么人,而在于什么人认识你,不在于什么人影响了你,而在于你影响了什么人。因此要添加一些高质量的好友,订阅其分享内容,多争取对方的关注。

  知识共享的渠道很多,显然,微博客是一个很好的信息反馈平台,因为没有反馈的共享是失败的,而微博客的反馈是实时且方便的,满足了用户最基本的需求,在最短的时间内了解所有琐碎的个性化信息,并相互交流。

  微博客的首选平台是Twitter(也是个被封的服务),我们可以把平时一些想到的信息随时随地记录在上面,随手写“碎碎念”,Twitter还具有完美的数据导出备份工具,不必担心数据丢失,使用我的开源Twitter同步工具还可以将Twitter的信息实时分享到国内外其他微博和SNS网站,很方便实用。国内的同类微博客产品还有:新浪微博、网易微博、腾讯微博等。

Twitter同步

  四、使用知识

  知识的收集和积累之后,最重要的还是如何利用这些知识资料。Mindmanager是一款用来绘制思维导图的工具。利用这款软件我们可以轻松的绘制我们的思考思路,在面对复杂问题的时候可以理清思路。Mindmanager使用起来还是比较简单方便的。本文的大部分图片都是用Mindmanager制作的。

  我们使用的网络工具也大多内置了搜索,Google Reader、Gmail、Delicious都内置了搜索功能,可以按关键字搜索以前所有的条目。

  只有知识是不行的,只有被使用的知识才有价值,能不能将自己的知识使用好,是对一个人能力的重要考验,只有将你的知识最大化的转化为价值,才能提升你自己的个人价值和个人品牌。

  以上就是我所用到的一些个人知识管理工具,如果你也有什么好的工具,请在后面留言和大家分享。



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